本日より、電子帳簿保存法による「電子取引のデータ保存」が完全義務化となります。こちらの概要と対応についてご案内させていただきます。

そもそも、電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する取り扱いなどを定めた法律です。
2021年度の改正により電子取引データ保存が義務化され、2022年度では2年間の猶予期間が設けられました。つまり、2023年12月31日までは、電子データをプリントアウトして保存し、税務調査などの際に提示・提出できるようにしていれば問題ありませんでした。しかし、前述したとおり、2024年より「電子取引のデータ保存」が完全義務化となります。事業の規模などに関わらず対象となるため、すべての企業・個人事業主が対応を進める必要があります。

電子帳簿保存法の主な保存区分は、
①電子取引のデータ保存
②国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存
③スキャナ保存
の3種類に分けられます。
②、③は任意での対応ですが、①は対応が義務となります。
「①電子取引のデータ保存」とは、例えば、取引先から電子メールを利用してPDFデータで請求書を受け取ったとします。この場合、これまでは受け取った電子データを紙に印刷して保管することが認められていましたが、今後は電子データのまま保存しなくてはならなくなるということです。

保存の方法としては、「可視性の確保」と「真実性の確保」を満たす必要があります。
「可視性の確保」とは、
(1)モニター・複合機等の操作説明書等の備付け
(2)検索要件の充足
を指します。(1)は、普段お使いのパソコン等の操作マニュアルが備わっていれば問題ありません。(2)は、保存したデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしておく必要があります。ただし、課税年度前の売上高が5,000万円以下の方、または、電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理されている方は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることが可能であれば、この要件は不要になります。
「真実性の確保」とは、保存したデータの改ざんを防ぐため、不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を制定し、遵守することを指します。専用のシステムを導入している方は、タイムスタンプを利用する方法がありますが、そのようなシステムがない場合は、事務処理規定を制定すれば問題ありません。こちらのサンプルは国税庁のHPで公開されていますので、文末のリンクよりご利用ください。

保存の方法はかなり緩和されましたが、それでも準備が間に合わない場合もあるかと思います。その場合は、下記2点を満たせば、電子取引データを保存しておくだけで問題ありません。
a）電子データ保存の一定のルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が相当な理由があると認める場合
b）税務調査の際に、「電子取引データのダウンロードの求め」及び「電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求め」にそれぞれ応じることができるようにしている場合
a）は、人手不足やシステムの整備が間に合わないなど、幅広い理由で認められます。b）は、電子取引データを消さずに保存しつつ、税務調査の際に、電子取引データやプリントアウトした書類を渡せるようにしておけばよいということです。


昨年10月から始まったインボイス制度に対応する中、年始の忙しい時期ですが、まずは、日々の取引の中で、電子取引に関係するものを整理してみてはいかがでしょうか？そのうえで、データの保存場所・保存方法、事務処理規定の制定などを進めていただくと良いかと思います。


参考リンク：国税庁　参考資料(各種規定等のサンプル)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm※上記URLをクリックいただくとリンク先へ移動します。